Mzdy je možné zpracovat i na webu v prostředí, jaké využíváme denně v jiných oblastech, např. při správě svých financí v bankách, při nákupech na internetu nebo komunikaci na sociálních sítích.

V současné době je na tuzemském trhu řada programů pro zpracování mezd, které se podobají jeden druhému. Povětšinou se jedná o klasické databázové aplikace doplněné webovým portálem, které vznikaly postupnou evolucí systémů z počátku století.

Studie provedené výrobci mzdových programů ukazují, že velká většina společností a státních institucí používá mzdový systém, který je starší více než 10 let. Toto šetření nezahrnuje jen samotné programy, ale také používané postupy zpracovaní plynoucí ze zastaralé softwarové platformy a zahrnující vyšší podíl ruční práce i využívání excelovských pomůcek. Přitom zaměstnanci, kteří jsou nuceni takové systémy používat, se ve svém běžném životě potkávají již s novými technologiemi, které využívají v tabletech či mobilech a uvědomují si rozpor mezi tím, co mají k dispozici v práci a tím co mohou používat jinde.

Je zřejmé, že na trhu se vytvořily podmínky pro příchod nové generace mzdových programů, což se potvrzuje tím, že stále více společností, které se rozhodly zastaralý mzdový systém změnit, hledají náhradu, která by splňovala jiná očekávání než doposud nabízená řešení.

Rozhodli jsme se zmapovat tyto nové požadavky a na základě výsledku navrhnout a vyrobit mzdový program, který by zohledňoval nové trendy a uspokojoval nové požadavky.

Co se týče spolehlivosti a rozsahu funkcí mzdových programů, není posun v poptávce tak velký – rozsah potřebných funkcí je dán převážně legislativou a odpovídá více či méně tomu, co uměly starší systémy. Nové vlastnosti se však očekávají ve způsobech používání těchto funkcí – ideálem je samoobslužný systém pro zpracování mezd se zapojením webového prostředí a mobilních telefonů, u kterého si lze zvolit různé varianty provozu (cloud/klasická licence). V kostce řečeno by nový systém měl vypadat asi takto:

Určení zaměstnanci připraví na základě výzvy systému co je třeba, systém to zkontroluje, spustí samotné zpracování mezd a s pomocí moderních prostředků nasdílí výsledky adresátům, kteří si je mohou „stáhnout" nebo převzít.

Bylo nám jasné, že ke splnění takového cíle je třeba, aby mzdový systém byl umístěn celý na webu. Nestačí jen kombinace staršího mzdového programu se samoobslužným portálem. Plně webové řešení poskytuje možnost volby různých modelů provozu (Cloud/Licence), umožňuje zapojit více zaměstnanců do různých částí procesu zpracování mezd, dává uživatelům časovou flexibilitu – v případě potřeby je možno pracovat z domu a také lépe umožňuje využívat zaměstnance rozmístěné v různých pobočkách.

Vycházeje z premisy, že s novým systémem může pracovat nejen úzký okruh specialistů mzdové účtárny, ale prakticky kterýkoliv zaměstnanec, musí splňovat i další kritéria:

• Musí být velmi intuitivní, zejména funkce určené pro nejširší okruh zaměstnanců (např. vyplnění prohlášení k dani) musí připomínat práci s běžným internetem a připomínat např. nákup v e-shopu. Důležité jsou nulové nebo nízké nároky na zaškolení a snadné zapojení nového zaměstnance
• Musí být responzivní – je třeba počítat s tím, že každý zaměstnanec může být vybaven jiným zařízením, někdo bude chtít s programem pracovat v kanceláři na svém počítači, někdo si do něj odskočí doma na tabletu a někdo může vyřídit naléhavou výzvu na mobilu.

• Musí být vysoce zabezpečený – jednak samotné uložení dat a přístup k nim, jednak přenosové cesty. V této oblasti se naštěstí můžeme spolehnout na dostupnou infrastrukturu třetích stran, využívanou a denně prověřovanou obecně i v jiných odvětvích (např. v programech pro správu bankovních účtů).
• Musí být snadno přizpůsobitelný pro různé role uživatelů – každému lze nastavit přístup pouze k tomu, co potřebuje pro svou práci a nezatěžovat je tím, co se jich netýká
• Musí být schopen koordinovat práci více zaměstnanců na společném úkolu s pomocí interní podpůrné komunikace mezi zaměstnanci, která není založena jen na mailech (workflow)
• Musí být schopen řízeně sdílet elektronické výstupy namísto papírových sestav (a tisk využívat jako podpůrnou rezervní metodu)
• Musí být propojitelný s jinými systémy
• Musí být otevřen dalšímu rozvoji a připraven na příchod dalších stupňů automatizace a technologických inovací – zavedení e-neschopenek, rozšíření elektronických identifikačních průkazů, modernizaci rozhraní strání správy

Po zvážení všech kritérií jsme usoudili, že stanovených cílů nedosáhneme dalším rozvojem klasického mzdového systému s doplňkovým webovým portálem. Odstřihli jsme se tedy od minulosti, pořídili nové vývojové nástroje a vše postavili od základu na zelené louce. Získali jsme mzdový software nesoucí požadované vlastnosti, který umožňuje řešit zpracování mezd novými způsoby. Například?

Do přípravy nástupu může být zapojen sám nastupující zaměstnanec – vlastně jej může z velké části zpracovat sám – během nástupu se mu zpřístupní online dotazník a online průvodce prohlášením k dani s možností ofotit přílohy a doklady pomocí mobilu (doručit je může později). Namítnete-li, že ne všichni mají přístup k počítači (zatím!), tak pro ten účel je k dispozici i paralelní klasický způsob.

Každý měsíc mohou různé jiné systémy nebo určení zaměstnanci průběžně připravovat podklady pro zpracování mezd (třeba vyhodnocenou docházku nebo schválené návrhy odměn). Mzdový systém si vše průběžně hlídá, popohání, přebírá, kontroluje a upozorňuje. Má-li vše k dispozici, provede samotný výpočet a distribuci výsledků.

Potřebuje-li zaměstnanec od mzdové účtárny nějaké potvrzení, jednoduše o něj požádá, např. z mobilu. Systém jej připraví, upozorní účtárnu, ta vše potvrdí a výsledek putuje k zaměstnanci do jeho zařízení. Komunikace účtárny se zaměstnanci je vůbec více elektronizována a pravidelně se opakující výstupy (výplatní lístky, ELDP) lze řešit, kromě jiného, přes mobil zaměstnance.

Podobným způsobem může zaměstnanec oznamovat změny – například potvrzení o počátku pracovní neschopnosti pošle do účtárny z mobilu. Systém oznámení zpracuje, předá správě sociálního zabezpečení a zohlední ve mzdě.

Každoroční zátěž mzdových účetních (zejména těch se zaměstnanci na pobočkách) je prohlášení poplatníka k dani z příjmu. I to lze zajistit jinak: účtárna rozešle zaměstnancům výzvy s odkazem na online průvodce, zaměstnanci postupně vyplní, s průvodcem doloží přílohy a účtárna je převezme a potvrdí. Na opozdilce číhá hlídač v systému plusPortal, který upozorní, že je třeba prohlášení vyplnit a odeslat na mzdovou účtárnu.

Může se zdát, že v systému, kde jeden zaměstnanec dělá část nějakého úkolu a předává ke zpracování dalšímu zaměstnanci, se může snadno něco ztratit nebo propásnout lhůta či termín. Proto je mzdový systém plusPortal vybaven různými průvodci a hlídači, kteří dbají na to, aby vše bylo provedeno ve správném pořadí a na něco se nezapomnělo. Ne vše ale může systém vyhodnotit a rozhodnout sám. Proto i v novém mzdovém programu je nezastupitelná role účetní/ho, se kterými se systém radí ve sporných případech.

Hned první reakce zákazníků po uvedení nového mzdového systému plusPortal na trh nás ujistily, že zvolený směr je správný a skrývá v sobě další potenciál k posunutí práce mzdové účtárny na novou úroveň.

Shledáváte-li uvedené informace za zajímavé a chcete se o novém mzdovém programu dozvědět více, můžete nás kontaktovat, rádi Vám modul Mzdy předvedeme.