Kontrola zaměstnanců: Legislativa, Etika a Účel

04.10.2024

V dnešní digitalizované době se kontrola zaměstnanců nebo přesněji spíše monitoring zaměstnanců stává stále běžnější praxí. K různě intezivní namátkové či nepřetžité kontrole zaměstnanců jsou firmy motivovány jak vnitřně s ohledem na naplňování jejich strategie (jako například generování zisku nebo efektivní poskytování služeb) tak okolím tj. především stále se stupňujícími legislativními požadavky typu ISO, GDPR, NIS2, BOZP, či hrozbami jako riziko diskriminace, ztráty obchodního tajemství, odpovědnosti za způsobenou škodu, …

Tento článek se zaměří na tři klíčové aspekty monitoringu zaměstnanců:

Prozkoumáme, co je legální, etické a účelné, a jak tyto aspekty vzájemně souvisí.

Legislativa
Co lze a nelze monitorovat

Legislativa týkající se monitoringu zaměstnanců je závislá na aktuální legislativě, která může být v čase proměnlivá. Cílem této kapitoly není přesný výčet konkrétních legislativních požadavků a uvedení konkrétních zákonů, směrnic či vyhlášek, natož se třeba ještě věnovat jejich různým výkladům. Úkolem této kapitoly je upozornit na důležitost respektování související legislativy jako nezbytné podmínky provádění kontrol a monitoringu zaměstnanců.

Obecně lze pracovat s těmito pravidly:

• Legální monitoring: Sledování pracovních e-mailů, používání firemních zařízení, sledování pracovní doby a výkonu.
  
  
• Nelegální monitoring: Sledování osobních telefonátů, soukromých zpráv a aktivit mimo pracovní dobu bez souhlasu zaměstnance.

Příklad: V Evropské unii platí Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), které stanovuje přísná pravidla pro zpracování osobních údajů zaměstnanců. Zaměstnavatelé musí zajistit, že monitoring je prováděn transparentně a pouze pro legitimní účely.

Etika
Jak zajistit spravedlivý a respektující monitoring

Etické aspekty monitoringu jsou stejně důležité jako legislativní. Zaměstnavatelé by měli zajistit, aby monitoring byl spravedlivý a respektoval soukromí zaměstnanců. Klíčové body zahrnují:

• Transparentnost: Informujte zaměstnance o důvodech monitoringu, jaké údaje budou shromažďovány a jak budou použity.
  
  
• Důvěra: Budujte důvěru mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci tím, že budete otevření a upřímní ohledně monitoringu.
  
  
• Respektování soukromí: Omezte monitoring na pracovní aktivity a vyhněte se sledování osobních aktivit.

Příklad: Firma může zavést politiku, která jasně definuje, co bude monitorováno a proč. Zaměstnanci by měli mít možnost vyjádřit své obavy a otázky ohledně monitoringu.


Účel
Proč a jak monitorovat zaměstnance

Účel monitoringu by měl být jasně definován a komunikován zaměstnancům. Hlavní důvody pro monitoring zahrnují:

• Zvýšení produktivity: Sledování pracovního výkonu může pomoci identifikovat oblasti pro zlepšení a zvýšit efektivitu.
  
  
• Dodržování bezpečnosti práce a ochrany zdraví: Monitoringem dodržování bezpečnostních postupů a používání osobních ochranných pomůcek, lze účinně předcházet pracovním úrazům a nemocem z povolání.
  
  
• Ochrana majetku: Sledováním veřejného prostoru může předcházet krádežím nebo vandalismu na firemním majetku i majetku zaměstnanců.
  
  
• Zabezpečení firemních dat: Monitoring může pomoci předcházet únikům citlivých informací a zajistit dodržování bezpečnostních protokolů.
  
  
• Udržení kvality: Monitoring může zajistit, že zaměstnanci dodržují stanovené pracovní postupy a pravidla a tím minimalizovat ztráty z nekvality.

Příklad: Firma může použít software pro sledování času stráveného na jednotlivých úkolech, aby identifikovala neefektivní procesy a navrhla zlepšení.

Vzájemná souvislost legislativy, etiky a účelu

Legislativa, etika a účel monitoringu jsou vzájemně propojené a měly by být zvažovány společně. Legální monitoring musí být také etický a účelný. Zaměstnavatelé by měli zajistit, že jejich monitorovací praktiky jsou v souladu se zákony, respektují soukromí zaměstnanců a slouží jasně definovaným cílům.

V dnešní digitalizované době je obecně monitoring všude kolem nás. Sledují nás tisíce kamer, náš pohyb zaznamenávají mobilní telefony a platební karty, poslouchají nás chytrá zařízení. Moderní digitální technologie umožňují snadné sledování různých aspektů osobního života. Neznamená to ovšem, že si ve jménu digitalizace bude zaměstnavatel na svých pracovištích dělat, co chce.

Monitoring zaměstnanců může být užitečným nástrojem pro zvýšení produktivity a ochranu firemních hodnot, ale je důležité jej implementovat legálně, eticky a účelně. Zaměstnavatelé by měli jasně komunikovat důvody monitoringu, zajistit, aby byl spravedlivý a respektoval soukromí zaměstnanců, a poskytovat potřebnou podporu a školení. Najít správnou rovnováhu mezi kontrolou a důvěrou je klíčové pro úspěšnou implementaci monitoringu.

Doporučení od plusPortalu
Monitoring práce s osobními údaji je základem zajištění požadavků GDPR na ochranu osobních údajů zaměstnanců. Není reálné ho zajistit jinak, než kvalitním a správně nastaveným personálním systémem. Ten dokáže personální data nejen účinně chránit, ale také je například ve správný čas a správném rozsahu sdílet s těmi, kdo je potřebují k plnění svých pracovních úkolů.

Zpět na seznam článků