Personální systém
Moderní personální systém sloužící k řízení personální agendy, plánování i samoobsluze zaměstnanců.
Jak funguje
personální systém
Založení zaměstnance a nastavení profilu - Personalista vytvoří osobní kartu (osobní spis zaměstnance), do které uloží kontaktní údaje, pracovní pozici, pracovní smlouvy i další přílohy. Evidence zaměstnanců v systému tak slouží jako hlavní zdroj dat pro všechny další HR procesy – od docházky až po zpracování mezd.
Dokumentace pomocí šablon - Systém umožňuje připravit pracovní smlouvy, dodatky i dohody o provedení práce přímo z předdefinovaných šablon. Dokumenty se elektronicky ukládají, verzují a jsou vždy dostupné pro kontrolu i audit, což zjednodušuje právní agendu a splnění legislativních požadavků.
Zařazení do struktury - Nový zaměstnanec se přiřadí na konkrétní pozici v organizačním diagramu. Diagram přehledně ukazuje vztahy mezi zaměstnanci a útvary, podporuje plánování pracovní doby a zajišťuje jasnou hierarchii včetně návaznosti na výpočet mezd a benefity.
Onboarding zaměstnance - Při nástupu modul hlídá všechny kroky – podpisy dokumentů, školení BOZP, přidělení techniky či vybavení. Personalista má jistotu, že na nic nezapomene, a proces proběhne hladce. Díky tomu je řízený i nástup z pohledu pracovněprávních předpisů a docházky.
Průběžná správa a samoobsluha - Během zaměstnání může pracovník sám požádat o změnu údajů (např. adresy nebo telefonu). Personalista žádost schválí a data se okamžitě aktualizují. Zaměstnanci tak snadno vidí své zaměstnanecké výhody a benefity, což šetří čas oběma stranám a zvyšuje spokojenost.
Historie změn a kontrola - každá změna se zaznamenává – kdo ji provedl, kdy a jak. Díky tomu je možné sledovat vývoj údajů a mít k dispozici kompletní historii pro legislativní účely.
Offboarding při ukončení poměru - Při odchodu zaměstnance systém personalistu provede krok za krokem – od ukončení smluv přes vrácení vybavení až po archivaci dokumentů. Proces ukončení pracovního poměru (výpověď, dohoda, odstupné) je díky tomu transparentní, přehledný a plně v souladu se zákoníkem práce.
Osobní karta zaměstnance
Osobní karta zaměstnance je uspořádána tak, aby vše podstatné o zaměstnanci bylo na jednom místě. Přístup ke konkrétním údajům můžete omezit přístupovými právy, takže s ní mohou pracovat na dané úrovni personalisté, mzdoví účetní, manažeři, ale i samotní zaměstnanci dle přístupových práv.
Osobní kartu můžete rozšířit o své vlastní údaje.
Požadavky na změny
Dokumenty a žádosti o změny
Veškeré pracovní smlouvy, dodatky a dokumenty HR agendy spravujete elektronicky. Díky šablonám, verzování a elektronické archivaci máte jistotu, že vše je vždy aktuální. Zaměstnanci mohou online žádat o změnu osobních údajů, což zrychluje komunikaci a posiluje moderní digitální personalistiku.
Schéma pracovních vztahů
Organizační diagramy, orgchart
Přehledná organizační struktura ukazuje nadřízenost a podřízenost, vztahy mezi útvary i rozmístění zaměstnanců na pobočkách. Nastavení kompetencí a pravomocí pomáhá firmám zjednodušit řízení týmů a posílit efektivní HR agendu.
Kiosek pro zaměstnance
HR portal
Služby personálního informačního systému můžete zaměstnanci nabídnout prostřednictvím dlaždic na jeho úvodní obrazovce. Můžete je uspořádat tak, aby na ní měl každý jen to, co potřebuje ke své pozici ve firmě.
Doplňkové moduly
k personálnímu systému
Lékařské prohlídky
Nástroj pro kompletní správu zdravotní způsobilosti zaměstnanců a souvisejících povinností. Modul usnadňuje plánování, evidenci a sledování lékařských prohlídek i zdravotních rizi
Hlavní funkce modulu:
- Evidence zdravotní způsobilosti zaměstnanců
- Plánování lékařských prohlídek
- Správa všech typů prohlídek (vstupní, výstupní, následné, mimořádné, opakované)
- Neomezený číselník lékařů
- Generování a tisk šablon pro lékaře
- Evidence rizikových faktorů a zdravotních rizik
- Stupnice pro hodnocení vlivu rizikových faktorů
GDPR
Modul zajišťuje soulad s legislativou v oblasti ochrany osobních údajů. Umožňuje efektivně spravovat data zaměstnanců, nastavovat retenční lhůty a automaticky mazat údaje po jejich uplynutí. Součástí je také evidence souhlasů a nástroje pro práci s osobními daty v souladu s GDPR.
Hlavní funkce modulu:
- Evidence souhlasů zaměstnanců včetně správy osobních dat
- Minimalizace rozsahu evidovaných údajů
- Zpřístupnění a pořizování výpisů o zpracovávaných údajích
- Přenositelnost osobních údajů
- Kategorizace údajů podle jejich povahy
- Nastavení retenčních lhůt pro jednotlivé kategorie dat
- Automatické odmazávání nepotřebných údajů po uplynutí lhůty
Elektronický podpis
Modul umožňuje rychlé a bezpečné elektronické podepisování dokumentů prostřednictvím služby Signi. Odpadá nutnost papírové agendy, čímž se šetří čas i náklady, a zároveň je zajištěna maximální bezpečnost a právní platnost podpisu.
Hlavní funkce modulu:
- Odesílání dokumentů k elektronickému podpisu
- Významná úspora času a nákladů oproti papírovému procesu
- Zajištění integrity dokumentu i podpisu
- Ověření identity podepisující osoby
Citlivé dokumenty
Modul zajišťuje bezpečnou práci s citlivými dokumenty a šablonami. Díky řízení přístupových práv umožňuje přesně nastavit, kdo může dokumenty vytvářet, upravovat nebo pouze číst.
Hlavní funkce modulu:
- Přidělování práv uživatelům pro práci s citlivými dokumenty
- Možnost nastavit jednotlivá oprávnění samostatně (vytváření, editace, čtení) nebo je kombinovat
- Správa a využívání šablon pro generování citlivých dokumentů
Hlášení cizinců
Modul zajišťuje automatizované hlášení cizinců na příslušné úřady prostřednictvím API. Odpadá nutnost ručního vyplňování a odesílání formulářů. Celý proces je rychlý, přesný a v souladu s legislativou.
Hlavní funkce modulu:
- Elektronické hlášení cizinců přímo přes API
- Plná integrace s HR systémem bez nutnosti ruční práce
- Úspora času a minimalizace chyb při vyplňován
- Zajištění souladu s legislativními požadavky
Proč pořídit
personální systém
Soulad s legislativou – bezpečné uložení osobních dat podle GDPR.
Lepší přehled - jasná organizační struktura a historie zaměstnance.
Vše na jednom místě - kompletní evidence zaměstnanců bez papírování.
Lepší přehled a kontrola - systém pro stravování zaměstnanců umožňuje snadno sledovat náklady, spotřebu a využití stravovacích benefitů. To vede k lepší správě rozpočtů, lepšímu plánování a snížení plýtvání.
Personální systém můžete doplnit o
