Personální systém pro kompletní správu a digitalizaci HR agendy
Moderní personální systém sloužící k řízení personální agendy, plánování i samoobsluze zaměstnanců.
Jak funguje
personální systém
Založení zaměstnance a nastavení profilu – Personalista vytvoří osobní kartu (elektronický spis zaměstnance), do které uloží kontaktní údaje, pracovní pozici, pracovní smlouvy, dodatky i další přílohy. Evidence zaměstnanců v systému funguje jako centrální databáze pro všechny navazující HR procesy – od docházkového systému přes řízení benefitů až po kompletní zpracování mezd
Generování a správa HR dokumentace – Systém umožňuje bleskově připravit pracovní smlouvy, dodatky i dohody (DPP a DPČ) přímo z předdefinovaných šablon. Veškerá elektronická dokumentace se automaticky ukládá, verzuje a je okamžitě dostupná pro audity i kontrolu Státního úřadu inspekce práce. V kombinaci s elektronickým podpisem tak získáte 100% soulad s platnou legislativou a zákoníkem práce.
Zařazení do organizační struktury – Nový pracovník se přiřadí na konkrétní pozici v interaktivním organizačním diagramu (orgchartu). Přehledně vizualizuje nadřízenost, podřízenost i vztahy mezi útvary. Usnadňuje plánování směnového provozu a vytváří jasnou hierarchii s přímou návazností na výpočet mezd a správu zaměstnaneckých benefitů.
Onboarding a adaptace zaměstnance – Při nástupu nováčka systém hlídá celý proces krok za krokem: od podpisu smluv přes povinné školení BOZP až po předání techniky a pracovního vybavení. Personalista tak získává jistotu, že na nic nezapomene. Nástupní proces je plně řízený v souladu s legislativou i návazností na docházkový systém.
HR samoobsluha a zaměstnanecký portál – Pracovník může v systému sám požádat o aktualizaci osobních údajů (např. změnu adresy, telefonu či bankovního účtu). Po schválení personalistou se data okamžitě promítnou do systému. V rámci samoobsluhy mají zaměstnanci navíc neustálý přehled o svých výplatních páskách i čerpání zaměstnaneckých benefitů, což výrazně šetří čas HR a zvyšuje spokojenost týmu.
Auditní stopa a historie změn – Systém automaticky zaznamenává detailní historii všech úprav: kdo, kdy a jaký údaj změnil. Získáváte tak kompletní auditní stopu (Audit Trail) pro kontrolní orgány, kontrolu inspekce práce i plnění přísných požadavků ochrany osobních údajů (GDPR).
Offboarding a řízené ukončení pracovního poměru – Při odchodu zaměstnance systém provede personalistu procesem krok za krokem: od přípravy dokumentů (výpověď, dohoda, odstupné) přes generování výstupního listu a vrácení techniky až po bezpečnou archivaci dokumentů podle skartačních lhůt. Celý offboarding je díky tomu transparentní, právně neprůstřelný a v plném souladu se zákoníkem práce.
Osobní karta zaměstnance
Osobní karta zaměstnance soustřeďuje všechna klíčová data o pracovníkovi na jednom bezpečném místě. Díky detailnímu nastavení přístupových práv vidí konkrétní údaje pouze ti, kteří k nim mají oprávnění – ať už jde o personalisty, mzdové účetní, liniové manažery nebo samotné zaměstnance.
Osobní kartu si navíc můžete snadno rozšířit o vlastní uživatelská pole a evidovat přesně to, co vaše firma potřebuje.
Součástí osobní karty je také:
Požadavky na změny
Dokumenty a žádosti o změny (Digitalizace HR)
Veškeré pracovní smlouvy, dodatky i další dokumenty HR agendy spravujete plně elektronicky bez nutnosti papírování. Díky předdefinovaným šablonám, verzování a automatickému hlídání platnosti máte jistotu, že pracujete vždy s aktuálními vzory.
Zaměstnanci navíc mohou přes portál sami podávat online žádosti o změnu osobních údajů, což výrazně zrychluje komunikaci a posiluje moderní digitální personalistiku.
Klíčové přínosy správy dokumentů:
Schéma pracovních vztahů
Organizační diagramy a vizualizace struktury (Orgchart)
Přehledná organizační struktura zobrazuje hierarchii firmy, nadřízenost a podřízenost, vztahy mezi útvary i reálné rozmístění zaměstnanců na jednotlivých pobočkách. Přesné nastavení kompetencí a pravomocí zjednodušuje řízení týmů, zrychluje schvalovací procesy a dává jasný řád celé HR agendě.
Hlavní možnosti modulu Organizační struktura:
Samoobsluha pro zaměstnance
Kiosek & Mobilní aplikace
Služby personálního informačního systému můžete zaměstnancům nabídnout prostřednictvím webového portálu nebo moderní mobilní aplikace přímo v jejich telefonu.
Doplňkové moduly
k personálnímu systému
Lékařské prohlídky
Nástroj pro kompletní správu zdravotní způsobilosti zaměstnanců a souvisejících povinností. Modul usnadňuje plánování, evidenci a sledování lékařských prohlídek i zdravotních rizi
Hlavní funkce modulu:
- Evidence zdravotní způsobilosti zaměstnanců
- Plánování lékařských prohlídek
- Správa všech typů prohlídek (vstupní, výstupní, následné, mimořádné, opakované)
- Neomezený číselník lékařů
- Generování a tisk šablon pro lékaře
- Evidence rizikových faktorů a zdravotních rizik
- Stupnice pro hodnocení vlivu rizikových faktorů
GDPR
Modul zajišťuje soulad s legislativou v oblasti ochrany osobních údajů. Umožňuje efektivně spravovat data zaměstnanců, nastavovat retenční lhůty a automaticky mazat údaje po jejich uplynutí. Součástí je také evidence souhlasů a nástroje pro práci s osobními daty v souladu s GDPR.
Hlavní funkce modulu:
- Evidence souhlasů zaměstnanců včetně správy osobních dat
- Minimalizace rozsahu evidovaných údajů
- Zpřístupnění a pořizování výpisů o zpracovávaných údajích
- Přenositelnost osobních údajů
- Kategorizace údajů podle jejich povahy
- Nastavení retenčních lhůt pro jednotlivé kategorie dat
- Automatické odmazávání nepotřebných údajů po uplynutí lhůty
Elektronický podpis
Modul umožňuje rychlé a bezpečné elektronické podepisování dokumentů prostřednictvím služby Signi. Odpadá nutnost papírové agendy, čímž se šetří čas i náklady, a zároveň je zajištěna maximální bezpečnost a právní platnost podpisu.
Hlavní funkce modulu:
- Odesílání dokumentů k elektronickému podpisu
- Významná úspora času a nákladů oproti papírovému procesu
- Zajištění integrity dokumentu i podpisu
- Ověření identity podepisující osoby
Citlivé dokumenty
Modul zajišťuje bezpečnou práci s citlivými dokumenty a šablonami. Díky řízení přístupových práv umožňuje přesně nastavit, kdo může dokumenty vytvářet, upravovat nebo pouze číst.
Hlavní funkce modulu:
- Přidělování práv uživatelům pro práci s citlivými dokumenty
- Možnost nastavit jednotlivá oprávnění samostatně (vytváření, editace, čtení) nebo je kombinovat
- Správa a využívání šablon pro generování citlivých dokumentů
Hlášení cizinců
Modul zajišťuje automatizované hlášení cizinců na příslušné úřady prostřednictvím API. Odpadá nutnost ručního vyplňování a odesílání formulářů. Celý proces je rychlý, přesný a v souladu s legislativou.
Hlavní funkce modulu:
- Elektronické hlášení cizinců přímo přes API
- Plná integrace s HR systémem bez nutnosti ruční práce
- Úspora času a minimalizace chyb při vyplňován
- Zajištění souladu s legislativními požadavky
Proč pořídit
personální systém
Soulad s legislativou – bezpečné uložení osobních dat podle GDPR.
Lepší přehled - jasná organizační struktura a historie zaměstnance.
Vše na jednom místě - kompletní evidence zaměstnanců bez papírování.
Úspora času a méně administrativy – automatizace rutinních HR procesů, elektronické schvalování a samoobsluha pro zaměstnance výrazně snižují zátěž personálního oddělení a zrychlují komunikaci ve firmě.
Personální systém můžete doplnit o
