Personální systém
Moderní personální systém sloužící k řízení personální agendy, plánování i samoobsluze zaměstnanců.
Jak funguje
personální systém
Založení zaměstnance a nastavení profilu - Personalista vytvoří osobní kartu (osobní spis zaměstnance), do které uloží kontaktní údaje, pracovní pozici, pracovní smlouvy i další přílohy. Evidence zaměstnanců v systému tak slouží jako hlavní zdroj dat pro všechny další HR procesy – od docházky až po zpracování mezd.
Dokumentace pomocí šablon - Systém umožňuje připravit pracovní smlouvy, dodatky i dohody o provedení práce přímo z předdefinovaných šablon. Dokumenty se elektronicky ukládají, verzují a jsou vždy dostupné pro kontrolu i audit, což zjednodušuje právní agendu a splnění legislativních požadavků.
Zařazení do struktury - Nový zaměstnanec se přiřadí na konkrétní pozici v organizačním diagramu. Diagram přehledně ukazuje vztahy mezi zaměstnanci a útvary, podporuje plánování pracovní doby a zajišťuje jasnou hierarchii včetně návaznosti na výpočet mezd a benefity.
Onboarding zaměstnance - Při nástupu modul hlídá všechny kroky – podpisy dokumentů, školení BOZP, přidělení techniky či vybavení. Personalista má jistotu, že na nic nezapomene, a proces proběhne hladce. Díky tomu je řízený i nástup z pohledu pracovněprávních předpisů a docházky.
Průběžná správa a samoobsluha - Během zaměstnání může pracovník sám požádat o změnu údajů (např. adresy nebo telefonu). Personalista žádost schválí a data se okamžitě aktualizují. Zaměstnanci tak snadno vidí své zaměstnanecké výhody a benefity, což šetří čas oběma stranám a zvyšuje spokojenost.
Historie změn a kontrola - každá změna se zaznamenává – kdo ji provedl, kdy a jak. Díky tomu je možné sledovat vývoj údajů a mít k dispozici kompletní historii pro legislativní účely.
Offboarding při ukončení poměru - Při odchodu zaměstnance systém personalistu provede krok za krokem – od ukončení smluv přes vrácení vybavení až po archivaci dokumentů. Proces ukončení pracovního poměru (výpověď, dohoda, odstupné) je díky tomu transparentní, přehledný a plně v souladu se zákoníkem práce.
Osobní karta zaměstnance
Osobní karta zaměstnance je uspořádána tak, aby vše podstatné o zaměstnanci bylo na jednom místě. Přístup ke konkrétním údajům můžete omezit přístupovými právy, takže s ní mohou pracovat na dané úrovni personalisté, mzdoví účetní, manažeři, ale i samotní zaměstnanci dle přístupových práv.
Osobní kartu můžete rozšířit o své vlastní údaje.
Požadavky na změny
Dokumenty a žádosti o změny
Veškeré pracovní smlouvy, dodatky a dokumenty HR agendy spravujete elektronicky. Díky šablonám, verzování a elektronické archivaci máte jistotu, že vše je vždy aktuální. Zaměstnanci mohou online žádat o změnu osobních údajů, což zrychluje komunikaci a posiluje moderní digitální personalistiku.
Schéma pracovních vztahů
Organizační diagramy, orgchart
Přehledná organizační struktura ukazuje nadřízenost a podřízenost, vztahy mezi útvary i rozmístění zaměstnanců na pobočkách. Nastavení kompetencí a pravomocí pomáhá firmám zjednodušit řízení týmů a posílit efektivní HR agendu.
Samoobsluha pro zaměstnance
Kiosek & Mobilní aplikace
Služby personálního informačního systému můžete zaměstnancům nabídnout prostřednictvím webového portálu nebo moderní mobilní aplikace přímo v jejich telefonu.
Doplňkové moduly
k personálnímu systému
Lékařské prohlídky
Nástroj pro kompletní správu zdravotní způsobilosti zaměstnanců a souvisejících povinností. Modul usnadňuje plánování, evidenci a sledování lékařských prohlídek i zdravotních rizi
Hlavní funkce modulu:
- Evidence zdravotní způsobilosti zaměstnanců
- Plánování lékařských prohlídek
- Správa všech typů prohlídek (vstupní, výstupní, následné, mimořádné, opakované)
- Neomezený číselník lékařů
- Generování a tisk šablon pro lékaře
- Evidence rizikových faktorů a zdravotních rizik
- Stupnice pro hodnocení vlivu rizikových faktorů
GDPR
Modul zajišťuje soulad s legislativou v oblasti ochrany osobních údajů. Umožňuje efektivně spravovat data zaměstnanců, nastavovat retenční lhůty a automaticky mazat údaje po jejich uplynutí. Součástí je také evidence souhlasů a nástroje pro práci s osobními daty v souladu s GDPR.
Hlavní funkce modulu:
- Evidence souhlasů zaměstnanců včetně správy osobních dat
- Minimalizace rozsahu evidovaných údajů
- Zpřístupnění a pořizování výpisů o zpracovávaných údajích
- Přenositelnost osobních údajů
- Kategorizace údajů podle jejich povahy
- Nastavení retenčních lhůt pro jednotlivé kategorie dat
- Automatické odmazávání nepotřebných údajů po uplynutí lhůty
Elektronický podpis
Modul umožňuje rychlé a bezpečné elektronické podepisování dokumentů prostřednictvím služby Signi. Odpadá nutnost papírové agendy, čímž se šetří čas i náklady, a zároveň je zajištěna maximální bezpečnost a právní platnost podpisu.
Hlavní funkce modulu:
- Odesílání dokumentů k elektronickému podpisu
- Významná úspora času a nákladů oproti papírovému procesu
- Zajištění integrity dokumentu i podpisu
- Ověření identity podepisující osoby
Citlivé dokumenty
Modul zajišťuje bezpečnou práci s citlivými dokumenty a šablonami. Díky řízení přístupových práv umožňuje přesně nastavit, kdo může dokumenty vytvářet, upravovat nebo pouze číst.
Hlavní funkce modulu:
- Přidělování práv uživatelům pro práci s citlivými dokumenty
- Možnost nastavit jednotlivá oprávnění samostatně (vytváření, editace, čtení) nebo je kombinovat
- Správa a využívání šablon pro generování citlivých dokumentů
Hlášení cizinců
Modul zajišťuje automatizované hlášení cizinců na příslušné úřady prostřednictvím API. Odpadá nutnost ručního vyplňování a odesílání formulářů. Celý proces je rychlý, přesný a v souladu s legislativou.
Hlavní funkce modulu:
- Elektronické hlášení cizinců přímo přes API
- Plná integrace s HR systémem bez nutnosti ruční práce
- Úspora času a minimalizace chyb při vyplňován
- Zajištění souladu s legislativními požadavky
Proč pořídit
personální systém
Soulad s legislativou – bezpečné uložení osobních dat podle GDPR.
Lepší přehled - jasná organizační struktura a historie zaměstnance.
Vše na jednom místě - kompletní evidence zaměstnanců bez papírování.
Lepší přehled a kontrola - systém pro stravování zaměstnanců umožňuje snadno sledovat náklady, spotřebu a využití stravovacích benefitů. To vede k lepší správě rozpočtů, lepšímu plánování a snížení plýtvání.
Personální systém můžete doplnit o
