Systém na pracovní cesty
Pokud máte více služebních cest za měsíc, vyplatí se mít po ruce silný nástroj, který dokáže zpracovat kompletní proces vyúčtování od založení pracovní cesty až po export dat pro účetní systém.
Jak funguje systém pro pracovních cesty
Před cestou - zaměstnanec jednoduše vyplní cestovní příkaz v plusPortalu. Může rovnou požádat o zálohu, přidat informace o plánované trase nebo způsobu dopravy a vše odeslat ke schválení nadřízenému. Termín pracovní cesty může být automaticky propsán do kalendáře.
Během cesty - údaje lze doplňovat během pracovní cesty z mobilu, notebooku nebo tabletu. Zaměstnanec může na cestě rovnou pořizovat a přikládat účtenky nebo faktury. Pokud používá vlastní vozidlo, systém umožní zadat ujeté kilometry a vše správně vypočítá včetně náhrad.
Po návratu - po návratu zaměstnanec doplní detaily cesty, přiloží doklady k výdajům a vyplní vyúčtování. To se odešle ke schválení vedoucímu, který může návrh potvrdit, vrátit k doplnění, nebo zamítnout. Po schválení putuje vše do účtárny.
V účtárně - účetní má k dispozici všechny potřebné podklady v plusPortalu, i včetně schválených záloh a výdajů v různých měnách. Vyúčtování může dle potřeby upravit nebo jej vrátit zaměstnanci k doplnění. Systém zároveň automaticky kontroluje, zda nedošlo k souběhu s jiným nárokem, například se stravenkou. Schválené výdaje lze následně proplatit hotově, převodem na účet nebo prostřednictvím mzdy.
Zahraniční cesty a měny - systém plusPortal zpracovává i složitější cesty s více měnami. Umožňuje přepočet podle pevně stanoveného kurzu nebo dle aktuálního kurzu ČNB. Díky napojení na web ČNB je kurz vždy aktuální.
Vystavení cestovního příkazu
Vyplnění formuláře
Zaměstnanec vyplní počátek a konec pracovní cesty a program vypočítá stravné dle platné legislativy a interního nastavení. Může přiložit i další výdajové doklady, informace o poskytnutém stravování, či rozlišit dobu práce a dobu cestování. V případě použití soukromého vozidla doplní ještě podklady pro náhradu PHM a ujetých km.
Vyúčtování cestovních náhrad
Přiložení dokladů
Naskenované výdajové doklady zaměstnanec připojí k zadané cestě a souhrnně odešle k proplacení. Výkaz může projít schválením například od vedoucího a dopadne-li vše dobře, putuje rovnou do účtárny.
Stahování kurzů ČNB
Zpracování v účtárně
Schválené cesty se postoupí účtárně, kde se provede kontrola, zvolí způsob vyrovnání (hotově, na účet, do mzdy) a připraví se podklady pro účetnictví.
Proč pořídit systém pro pracovních cesty?
Zdokonalení procesu - od žádosti o cestu až po její vyúčtování. Oproti e-mailům nebo papírovým formulářům to výrazně zrychluje práci všem zúčastněným.
Minimalizace chyb - automatické kontroly a propojení s oficiálními kurzy měn, pomáhají snížit chybovost. Systém upozorní na chybějící doklady, nesrovnalosti nebo pokus o duplicitní vyúčtování. Výpočty jsou přesné a není potřeba je přepočítávat ručně.
Přehled o nákladech - systém umožňuje sledovat, kolik stojí jednotlivé cesty, kdo jezdí nejčastěji a jaké jsou celkové náklady v jednotlivých odděleních. Díky tomu je jednodušší plánovat rozpočet nebo upravit pravidla pro cestování. Výstupy se dají snadno exportovat a použít při kontrole nebo auditu.
Jasné role a odpovědnosti - vedoucí rychle schválí cestu nebo její vyúčtování. Účetní má přehled o nákladech, dokladech a potřebných údajích pro zaúčtování. Pokud to firma potřebuje, může některé kroky (např. vyplnění vyúčtování) dělat za zaměstnance někdo jiný, třeba asistentka.
Připraveno na legislativu - systém reflektuje platnou českou legislativu pro tuzemské i zahraniční pracovní cesty. Umožňuje práci s více měnami, výpočty náhrad podle pravidel a automaticky připraví vše potřebné pro mzdovou účtárnu.