Elektronické cestovní příkazy a vyúčtování pracovních cest
Digitalizujte kompletní agendu služebních cest. Od žádosti a schválení cestovního příkazu přes evidenci účtenek až po automatické vyúčtování tuzemského i zahraničního stravného a přenos nákladů do účetnictví.
Jak funguje
systém pro pracovní cesty a cestovní příkazy plusPortal
- Zaměstnanec vytvoří elektronický cestovní příkaz v systému plusPortal během pár minut. Zadá plánovanou trasu, způsob dopravy a může přímo požádat o finanční zálohu (v CZK i cizí měně). Požadavky odcházejí k automatickému schválení nadřízenému a termín pracovní cesty se okamžitě propíše do osobního i týmového kalendáře.
- Během služební cesty lze údaje zadávat z mobilu, tabletu nebo notebooku. Zaměstnanec pořídí fotografii účtenky či faktury a přiloží ji přímo k rozpracovanému cestovnímu příkazu. Při použití soukromého vozidla systém automaticky vypočítá cestovní náhrady za ujeté kilometry a amortizaci podle platné legislativy.
- Po skončení pracovní cesty zaměstnanec pouze zkontroluje doplněné výdaje, přiložené doklady a jedním klikem odešle vyúčtování pracovní cesty ke schválení. Vedoucí má možnost návrh potvrdit, zamítnout nebo vrátit k dopočítání.
- Mzdová či finanční účetní má v plusPortalu kompletní podklady včetně schválených záloh a výdajů v cizích měnách. Systém automaticky hlídá souběh s jinými nároky (např. automaticky krátí stravné/diety v případě poskytnutého jídla nebo stravenek). Schválené cestovní náhrady lze ihned proplatit v hotovosti, převodem na účet nebo přímo ve mzdě.
- plusPortal plně podporuje náročné zahraniční služební cesty ve více měnách. Díky přímému napojení na kurzovní lístek ČNB systém automaticky přepočítává výdaje aktuálním denním kurzem (případně pevně stanoveným firemním kurzem) a správně vypočítá zahraniční stravné a diety.
Vystavení cestovního příkazu
Vyplnění formuláře
Zaměstnanec vyplní počátek a konec pracovní cesty a program vypočítá stravné dle platné legislativy a interního nastavení. Může přiložit i další výdajové doklady, informace o poskytnutém stravování, či rozlišit dobu práce a dobu cestování. V případě použití soukromého vozidla doplní ještě podklady pro náhradu PHM a ujetých km.
Vyúčtování cestovních náhrad
Přiložení dokladů
Naskenované výdajové doklady zaměstnanec připojí k zadané cestě a souhrnně odešle k proplacení. Výkaz může projít schválením například od vedoucího a dopadne-li vše dobře, putuje rovnou do účtárny.
Stahování kurzů ČNB
Zpracování v účtárně
Schválené cesty se postoupí účtárně, kde se provede kontrola, zvolí způsob vyrovnání (hotově, na účet, do mzdy) a připraví se podklady pro účetnictví.
Proč pořídit
systém pro pracovní cesty a cestovní příkazy plusPortal?
- Modul Pracovní cesty v plusPortalu nahrazuje papírové cesťáky a nepraktickou e-mailovou komunikaci přehledným elektronickým workflow. Od podání žádosti až po schválení vyúčtování šetří desítky minut času všem účastníkům — zaměstnancům, manažerům i účtárně.
- Chytré kontrolní mechanismy automaticky hlídají kompletnost podkladů i duplicitní účtenky. plusPortal disponuje přímým napojením na kurzovní lístek ČNB a oficiální legislativní sazby (MPSV), čímž zaručuje absolutní přesnost výpočtů stravného, kapesného i náhrad za ujeté kilometry.
- Získejte kompletní kontrolu nad nákladovou stránkou služebních cest. Systém nabízí přehledné reportování nákladů podle oddělení, projektů či jednotlivých zaměstnanců. Veškeré výstupy lze na jeden klik exportovat do ERP a účetních systémů pro potřeby finanční kontroly nebo auditu.
- Nastavte si schvalovací procesy na míru vaší struktuře. Manažeři schvalují cestovní příkazy z webu i mobilu. Podporována je také funkce zastupování a delegování (např. zadávání dokladů asistentkou za více členů týmu).
- plusPortal je plně připraven na tuzemská i zahraniční služební cesty ve více cizích měnách. Automaticky řeší zákonné krácení stravného při poskytnutí bezplatného jídla, správně provádí výpočet diet a generuje bezchybné podklady pro mzdovou a finanční účtárnu.
Systém na pracovní cesty můžete doplnit o
