Systém pro vyúčtování a proplácení drobných výdajů
Bleskové vyřízení účtenek za drobné nákupy zaměstnanců spojené s pracovní činností. Modul plusPortal nahrazuje papírové pokladní doklady elektronickým schvalovacím procesem s možností okamžitého vyfocení účtenky z mobilu.
Jak funguje
systém pro proplácení účtenek a drobných výdajů plusPortal
- Zaměstnanec jednoduše vytvoří nový případ drobných výdajů na webu nebo v mobilní aplikaci. Zadá základní údaje (datum, účel nákupu, měnu a požadovaný způsob proplacení) a může rovnou požádat o provozní zálohu. K položkám vyúčtování jednoduše přiloží fotografii či sken papírové účtenky nebo elektronickou fakturu.
- plusPortal se přizpůsobí interním pravidlům vaší firmy. Umožňuje schvalovat schválení záloh ještě před nákupem, nebo samotné vyúčtování až po jeho uskutečnění. Schvalovatelé dostávají automatické notifikace a mohou žádost jedním klikem schválit, vrátit k doplnění, či zamítnout.
- Schválené vyúčtování putuje účetní k finální kontrole formální správnosti. Po ověření dokladů účtárna zadá pokyn k proplacení — v hotovosti, převodem na bankovní účet nebo souhrnně ve mzdě. Systém navíc nabízí přehledné statistiky pro sledování nákladů a dodržování firemních rozpočtů.
- plusPortal zajišťuje bezpečnou elektronickou archivaci všech naskenovaných účtenek, které lze kdykoliv bleskově vyhledat (např. při finanční kontrole). Díky napojení na účetní a ERP systémy probíhá přenos dat bez nutnosti manuálního přepisování dokladů.
Náklady na reprezentaci
Vyplnění formuláře
Zaměstnanec založí případ - vyplní o co jde a přiloží jeden nebo více dokladů o nákupu. Poté odešle ke schválení a následně případ putuje do účtárny k vyřízení.
Soukromý nákup zaměstnance na účtence
Přiložení dokladů
Účtenky a doklady o nákupu může zaměstnanec naskenovat nebo vyfotit mobilem a přiložit k případu před jeho odesláním.
On-line schvalování účtenek
Schválení
Schvalovatel má online přehled a možnost kontroly hotovostních nákupů u svých podřízených zaměstnanců a přímo zde je může schválit a postoupit účtárně k proplacení nebo vrátit žádost zaměstnanci k upřesnění či zamítnout.
Proč pořídit
systém pro proplácení účtenek a drobných výdajů plusPortal?
- Modul Drobné výdaje v plusPortalu se přizpůsobí jakékoliv firemní struktuře. Podporuje jednokrokové schválení i víceúrovňové schvalovací řetězce podle výše částky, nákladového střediska nebo projektu. Získáváte 100% transparentní kontrolu nad každou utracenou korunou.
- Manažeři a účetní mají v reálném čase detailní přehled o všech drobných výdajích. Systém umožňuje filtrovat náklady podle projektů, oddělení či konkrétních zaměstnanců, což zjednodušuje finanční plánování i sledování čerpání rozpočtů.
- Naskenované účtenky a elektronické faktury jsou bezpečně uloženy přímo v kartě výdaje. Odpadá riziko ztráty papírových paragonů a zdlouhavé dohledávání v šanonech — veškerou dokumentaci pro účetní audit najdete na jedno kliknutí.
- Transparentní proces výrazně zvyšuje spokojenost v týmu. Zaměstnanci nemusí na proplacení svých peněz čekat týdny — přes mobilní aplikaci či web mají stále přehled o stavu schvalování a peníze dostávají na účet bez zbytečných prodlev.
Systém na proplácení účtenek můžete doplnit o
