Systém na proplácení účtenek
Vyřízení účtenek za drobné nákupy zaměstnanců učiněné v souvislosti s pracovní činností.
Personální systém plusPortal využívá více než 150+ českých společností a organizací, jako jsou např. B:TECH, MEDIN, Moser, Tipsport, Shoptet či ČEZ Energo.
Jak funguje
systém na proplácení účtenek
Zadávání a správa výdajů - uživatel v systému vytvoří nový případ výdajů, kde zadá základní údaje (datum nákupu, účel výdaje, příjemce proplacení,..). Je možné také požádat o zálohu nebo specifikovat měnu platby. Ke každému případu se přidávají položky výdajů, které obsahují druh zboží nebo služby, částku, způsob platby a další podrobnosti. Doklady o výdajích lze připojit elektronicky jako naskenované přílohy. Systém umožňuje i tisk vyúčtování pro papírovou evidenci.
Schválování - proces schvalování v systému je velmi flexibilní a lze jej snadno přizpůsobit konkrétním pravidlům firmy. Uživatelé mohou zadávat výdaje bez nutnosti předchozího schvalování, případně systém umožňuje schvalování žádostí o výdaje ještě před jejich uskutečněním nebo naopak schvalování samotného vyúčtování po provedení nákupu. Schvalovatelé jsou automaticky upozorněni na nové žádosti a mají možnost je schválit, zamítnout, vrátit k doplnění nebo zcela odstranit.
Kontrola a proplacení - po schválení je vyúčtování předáno účetní k finální kontrole, která ověřuje formální správnost, případně požádá o doplnění nebo provede úpravy. Následně zajistí proplacení výdajů, ať už hotově, bankovním převodem či jinou firemní cestou. Systém nabízí přehledné reporty a statistiky, které usnadňují kontrolu nákladů, podporují rozpočtové plánování a zefektivňují účetní evidenci.
Digitální evidence - elektronická archivace dokladů umožňuje rychlé vyhledávání a bezpečnou dlouhodobou evidenci. Integrace s účetními a mzdovými systémy dále zrychluje zpracování a snižuje manuální práci.
Náklady na reprezentaci
Vyplnění formuláře
Zaměstnanec založí případ - vyplní o co jde a přiloží jeden nebo více dokladů o nákupu. Poté odešle ke schválení a následně případ putuje do účtárny k vyřízení.
Soukromý nákup zaměstnance na účtence
Přiložení dokladů
Účtenky a doklady o nákupu může zaměstnanec naskenovat nebo vyfotit mobilem a přiložit k případu před jeho odesláním.
On-line schvalování účtenek
Schválení
Schvalovatel má online přehled a možnost kontroly hotovostních nákupů u svých podřízených zaměstnanců a přímo zde je může schválit a postoupit účtárně k proplacení nebo vrátit žádost zaměstnanci k upřesnění či zamítnout.
Proč pořídit
systém na proplácení účtenek
Flexibilita schvalovacích procesů - systém podporuje různé způsoby schvalování od jednoduchého potvrzení až po vícestupňové schvalování žádostí a vyúčtování. To umožňuje přizpůsobit proces firemním pravidlům a zajišťuje transparentní kontrolu.
Přehled nákladů - účetní i manažeři mají k dispozici kompletní přehled o drobných výdajích, mohou sledovat jejich strukturu, analyzovat náklady na různé projekty či nákladové okruhy a efektivně plánovat rozpočet.
Elektronická archivace dokladů - naskenované účtenky a další přílohy jsou uloženy přímo v systému, což umožňuje rychlé vyhledávání, zálohování a jednoduchou správu dokumentace bez zbytečné papírové administrativy.
Mitovace zaměstnanců - transparentní a rychlý systém pro proplácení výdajů zvyšuje spokojenost zaměstnanců, protože jim umožňuje pohodlně žádat o proplacení a mít přehled o stavu svých žádostí a vyúčtování.
Systém na proplácení účtenek můžete doplnit o
Často kladené otázky
Co je to modul PlusPortal Drobné výdaje?
PlusPortal Drobné výdaje je cloudový modul určený k digitalizaci a zjednodušení agendy drobného nákupu. Nahrazuje papírové obálky s účtenkami elektronickou evidencí a zrychluje jejich schvalování i proplacení.
Jak zaměstnanec nahraje účtenku za drobný nákup?
Zaměstnanec jednoduše vyfotí pokladní doklad či účtenku mobilním telefonem, doplní účel nákupu a odešle ke schválení přímo přes mobilní aplikaci.
Lze nastavit schvalovací limity pro různé manažery či oddělení?
Ano, systém umožňuje nastavit flexibilní schvalovací kaskádu i finanční limity, takže drobné výdaje do stanovené částky schvaluje přímý nadřízený a vyšší sumy procházejí dalším stupněm schválení.
Předávají se schválené výdaje do účetnictví?
Ano, po schválení výdaje manažerem se kompletní doklady i s přiloženými fotografiemi účtenek předávají elektronicky do účetnictví nebo do modulu Pracovní cesty a Mzdy pro následné zaúčtování a vyplacení.
