Elektronické cestovní příkazy a vyúčtování pracovních cest
Digitalizujte kompletní agendu služebních cest. Od žádosti a schválení cestovního příkazu přes evidenci účtenek až po automatické vyúčtování tuzemského i zahraničního stravného a přenos nákladů do účetnictví.
Jak funguje
systém pro pracovní cesty
Před cestou - zaměstnanec jednoduše vyplní cestovní příkaz v plusPortalu. Může rovnou požádat o zálohu, přidat informace o plánované trase nebo způsobu dopravy a vše odeslat ke schválení nadřízenému. Termín pracovní cesty může být automaticky propsán do kalendáře.
Během cesty - údaje lze doplňovat během pracovní cesty z mobilu, notebooku nebo tabletu. Zaměstnanec může na cestě rovnou pořizovat a přikládat účtenky nebo faktury. Pokud používá vlastní vozidlo, systém umožní zadat ujeté kilometry a vše správně vypočítá včetně náhrad.
Po návratu - po návratu zaměstnanec doplní detaily cesty, přiloží doklady k výdajům a vyplní vyúčtování. To se odešle ke schválení vedoucímu, který může návrh potvrdit, vrátit k doplnění, nebo zamítnout. Po schválení putuje vše do účtárny.
V účtárně - účetní má k dispozici všechny potřebné podklady v plusPortalu, i včetně schválených záloh a výdajů v různých měnách. Vyúčtování může dle potřeby upravit nebo jej vrátit zaměstnanci k doplnění. Systém zároveň automaticky kontroluje, zda nedošlo k souběhu s jiným nárokem, například se stravenkou. Schválené výdaje lze následně proplatit hotově, převodem na účet nebo prostřednictvím mzdy.
Zahraniční cesty a měny - systém plusPortal zpracovává i složitější cesty s více měnami. Umožňuje přepočet podle pevně stanoveného kurzu nebo dle aktuálního kurzu ČNB. Díky napojení na web ČNB je kurz vždy aktuální.
Vystavení cestovního příkazu
Vyplnění formuláře
Zaměstnanec vyplní počátek a konec pracovní cesty a program vypočítá stravné dle platné legislativy a interního nastavení. Může přiložit i další výdajové doklady, informace o poskytnutém stravování, či rozlišit dobu práce a dobu cestování. V případě použití soukromého vozidla doplní ještě podklady pro náhradu PHM a ujetých km.
Vyúčtování cestovních náhrad
Přiložení dokladů
Naskenované výdajové doklady zaměstnanec připojí k zadané cestě a souhrnně odešle k proplacení. Výkaz může projít schválením například od vedoucího a dopadne-li vše dobře, putuje rovnou do účtárny.
Stahování kurzů ČNB
Zpracování v účtárně
Schválené cesty se postoupí účtárně, kde se provede kontrola, zvolí způsob vyrovnání (hotově, na účet, do mzdy) a připraví se podklady pro účetnictví.
Proč pořídit
systém pro pracovní cesty
Zdokonalení procesu - od žádosti o cestu až po její vyúčtování. Oproti e-mailům nebo papírovým formulářům to výrazně zrychluje práci všem zúčastněným.
Minimalizace chyb - automatické kontroly a propojení s oficiálními kurzy měn, pomáhají snížit chybovost. Systém upozorní na chybějící doklady, nesrovnalosti nebo pokus o duplicitní vyúčtování. Výpočty jsou přesné a není potřeba je přepočítávat ručně.
Přehled o nákladech - systém umožňuje sledovat, kolik stojí jednotlivé cesty, kdo jezdí nejčastěji a jaké jsou celkové náklady v jednotlivých odděleních. Díky tomu je jednodušší plánovat rozpočet nebo upravit pravidla pro cestování. Výstupy se dají snadno exportovat a použít při kontrole nebo auditu.
Jasné role a odpovědnosti - vedoucí rychle schválí cestu nebo její vyúčtování. Účetní má přehled o nákladech, dokladech a potřebných údajích pro zaúčtování. Pokud to firma potřebuje, může některé kroky (např. vyplnění vyúčtování) dělat za zaměstnance někdo jiný, třeba asistentka.
Připraveno na legislativu - systém reflektuje platnou českou legislativu pro tuzemské i zahraniční pracovní cesty. Umožňuje práci s více měnami, výpočty náhrad podle pravidel a automaticky připraví vše potřebné pro mzdovou účtárnu.
Systém na pracovní cesty můžete doplnit o
