Elektronické cestovní příkazy a vyúčtování pracovních cest
Digitalizujte kompletní agendu služebních cest. Od žádosti a schválení cestovního příkazu přes evidenci účtenek až po automatické vyúčtování tuzemského i zahraničního stravného a přenos nákladů do účetnictví.
Personální systém plusPortal využívá více než 150+ českých společností a organizací, jako jsou např. B:TECH, MEDIN, Moser, Tipsport, Shoptet či ČEZ Energo.
Jak funguje
systém pro pracovní cesty
Před cestou - zaměstnanec jednoduše vyplní cestovní příkaz v plusPortalu. Může rovnou požádat o zálohu, přidat informace o plánované trase nebo způsobu dopravy a vše odeslat ke schválení nadřízenému. Termín pracovní cesty může být automaticky propsán do kalendáře.
Během cesty - údaje lze doplňovat během pracovní cesty z mobilu, notebooku nebo tabletu. Zaměstnanec může na cestě rovnou pořizovat a přikládat účtenky nebo faktury. Pokud používá vlastní vozidlo, systém umožní zadat ujeté kilometry a vše správně vypočítá včetně náhrad.
Po návratu - po návratu zaměstnanec doplní detaily cesty, přiloží doklady k výdajům a vyplní vyúčtování. To se odešle ke schválení vedoucímu, který může návrh potvrdit, vrátit k doplnění, nebo zamítnout. Po schválení putuje vše do účtárny.
V účtárně - účetní má k dispozici všechny potřebné podklady v plusPortalu, i včetně schválených záloh a výdajů v různých měnách. Vyúčtování může dle potřeby upravit nebo jej vrátit zaměstnanci k doplnění. Systém zároveň automaticky kontroluje, zda nedošlo k souběhu s jiným nárokem, například se stravenkou. Schválené výdaje lze následně proplatit hotově, převodem na účet nebo prostřednictvím mzdy.
Zahraniční cesty a měny - systém plusPortal zpracovává i složitější cesty s více měnami. Umožňuje přepočet podle pevně stanoveného kurzu nebo dle aktuálního kurzu ČNB. Díky napojení na web ČNB je kurz vždy aktuální.
Vystavení cestovního příkazu
Vyplnění formuláře
Zaměstnanec vyplní počátek a konec pracovní cesty a program vypočítá stravné dle platné legislativy a interního nastavení. Může přiložit i další výdajové doklady, informace o poskytnutém stravování, či rozlišit dobu práce a dobu cestování. V případě použití soukromého vozidla doplní ještě podklady pro náhradu PHM a ujetých km.
Vyúčtování cestovních náhrad
Přiložení dokladů
Naskenované výdajové doklady zaměstnanec připojí k zadané cestě a souhrnně odešle k proplacení. Výkaz může projít schválením například od vedoucího a dopadne-li vše dobře, putuje rovnou do účtárny.
Stahování kurzů ČNB
Zpracování v účtárně
Schválené cesty se postoupí účtárně, kde se provede kontrola, zvolí způsob vyrovnání (hotově, na účet, do mzdy) a připraví se podklady pro účetnictví.
Proč pořídit
systém pro pracovní cesty
Zdokonalení procesu - od žádosti o cestu až po její vyúčtování. Oproti e-mailům nebo papírovým formulářům to výrazně zrychluje práci všem zúčastněným.
Minimalizace chyb - automatické kontroly a propojení s oficiálními kurzy měn, pomáhají snížit chybovost. Systém upozorní na chybějící doklady, nesrovnalosti nebo pokus o duplicitní vyúčtování. Výpočty jsou přesné a není potřeba je přepočítávat ručně.
Přehled o nákladech - systém umožňuje sledovat, kolik stojí jednotlivé cesty, kdo jezdí nejčastěji a jaké jsou celkové náklady v jednotlivých odděleních. Díky tomu je jednodušší plánovat rozpočet nebo upravit pravidla pro cestování. Výstupy se dají snadno exportovat a použít při kontrole nebo auditu.
Jasné role a odpovědnosti - vedoucí rychle schválí cestu nebo její vyúčtování. Účetní má přehled o nákladech, dokladech a potřebných údajích pro zaúčtování. Pokud to firma potřebuje, může některé kroky (např. vyplnění vyúčtování) dělat za zaměstnance někdo jiný, třeba asistentka.
Připraveno na legislativu - systém reflektuje platnou českou legislativu pro tuzemské i zahraniční pracovní cesty. Umožňuje práci s více měnami, výpočty náhrad podle pravidel a automaticky připraví vše potřebné pro mzdovou účtárnu.
Systém na pracovní cesty můžete doplnit o
Často kladené otázky
Co je to modul PlusPortal Pracovní cesty?
PlusPortal Pracovní cesty je cloudový nástroj pro digitalizaci agendy cestovních příkazů. Pokrývá celý proces od schválení plánované cesty až po konečné vyúčtování výdajů a cestovních náhrad.
Umí systém automaticky vypočítat diety a cestovní náhrady?
Ano, modul automaticky počítá nárok na tuzemské i zahraniční stravné podle platné legislativy. Zohledňuje délku cesty, cílovou zemi, přechod hranic i případné krácení diet za poskytnuté bezplatné jídlo.
Mohou zaměstnanci nahrávat účtenky během cesty přes mobilní telefon?
Ano, zaměstnanci mohou přímo během pracovní cesty vyfotit účtenky za ubytování, parkování či dálniční známky pomocí mobilního telefonu a připojit je rovnou k danému elektronickému vyúčtování (podívejte se také na modul Drobné výdaje).
Zohledňuje systém aktuální sazby náhrad a kurzy cizích měn?
Ano, modul je pravidelně aktualizován podle platných vyhlášek Ministerstva práce a sociálních věcí o cestovních náhradách a využívá aktuální kurzy ČNB pro přesný přepočet výdajů v cizích měnách s návazností na modul Mzdy.
